Verabschiede dich von Tool-Chaos, n8n-Schleifen und unklaren Prozessen.
Ein System statt zehn Tools, die sich gegenseitig im Weg stehen.
Die Herzstücke deines Cockpits
Ein Cockpit. Alle Abläufe.
Morgens ein Blick aufs Dashboard: deine Aufgaben, fällige Meilensteine, abgelehnte Anzeigen, Leads ohne Reaktion. Stockt ein Vorgang, siehst du sofort, ob dein Team liefern muss oder der Kunde bremst.
Lead-Quellen & Kampagnen
Heyflow, Typeform, Funnelcockpit, Webhooks oder CSV: Jede Quelle hängt direkt an der Kampagne, die Felder ordnest du an echten Daten zu. GTM, GA4, Server-Side und Consent richtest du in einer Maske ein – heydash prüft, ob alles auf der Landingpage ankommt. Qualifizierte Leads gehen über die Conversions API zurück an Meta. Und die nächste Kampagne duplizierst du einfach.
Medien & Freigaben
Bilder und Videos kommen per Sammelupload oder automatisch aus Google Drive, OneDrive und Dropbox. Mit ein paar Klicks ordnest du sie Kunde, Kampagne und Ausspielungsort zu – aus jeder Datei entsteht ein Anzeigen-Entwurf. Ein Klick schickt ihn zur Freigabe. Du siehst, was beim Kunden liegt und seit wann, und wirst gewarnt, wenn eine Frist überschritten ist.
Briefing & Content
Dein Fragebogen holt das Wissen des Kunden ab, die heydash-KI macht daraus einen Texte für Skripte oder schreibt jede Sektion deiner Landingpage. Mit einem Klick steht der Text in Webflow, für andere Landingpage-Provider per Webhook oder Datei-Export.
Leads & Kommunikation
Jeder Lead bekommt eine Antwort und du siehst, wann. Mails gehen aus dem Postfach deines Kunden, WhatsApp über seine Business-Nummer. Antworten der Leads landen direkt am Lead, der Zuständige wird benachrichtigt. Eingangsbestätigung und Nachfass-Nachrichten laufen automatisch. Rückrufe setzt du als Wiedervorlage mit Uhrzeit direkt im Kalender-Reiter „Leads“ sieht dein Team alle auf einen Blick. Und die Reaktionszeit je Lead beendet jede Diskussion über „schlechte Leads“.
Transparenz für deine Kunden
Was dein Team im Cockpit erledigt, sieht dein Kunde im Portal: offene Freigaben, Fahrplan, Leads und Zahlen alles in deinem Branding. Du arbeitest, dein Kunde sieht es. Ohne Statusmail, ohne Wochenreport.
Deine Tools. Ohne Workflows, die reißen.
heydash verbindet sich mit dem, was ihr schon nutzt: Leads aus Heyflow, Typeform und jedem Tool mit Webhook, Medien aus Google Drive, OneDrive oder Dropbox, Medien für den Werbeanzeigenmanager von Meta, Mails über Microsoft 365, Google oder SMTP, Kalender von Google und Microsoft. Lead-Eingang, Tracking, Conversions API, KI-Texte und die Übertragung nach Webflow (weitere Laningpage-Provider folgen..) laufen direkt in heydash – keine Zapier- oder n8n-Schleifen, die nachts abbrechen. Wer seine Workflows behalten will, bindet sie optional an.
Alles, was dein Team für ein sauberes Fulfillment braucht.
Kunden-Verwaltung
- Neuer Kunde in drei Schritten, ein Setup-Status zeigt, was noch fehlt
- Die eine Kundenakte: Ansprechpartner, Kampagnen, Verträge, Meilensteine, Dokumente
- Feedback-Calls Protokolle mit Sterne-Bewertung und wiederkehrenden Terminen
- Log-Buch: jede Änderung und jede verschickte Mail nachvollziehbar
- Mit einem Klick ins Kundenportal – genau so, wie dein Kunde es sieht
- Erstelle individuelle Briefe/ Dokumente als PDF in deinem Branding, auf Wunsch von der heydash-KI geschrieben · Add-on
Kampagnen & Lead-Quellen
- Lead-Quellen mit fertigen Vorlagen: Heyflow, Typeform, OnePage, Funnelcockpit & Co., Webhooks, CSV
- Pipeline-Spalten und Datenfelder je Kampagne – du legst fest, was dein Kunde sieht
- Aufgaben und Gesprächsleitfäden je Kampagne festlegen – für dein Team oder deinen Kunden
- Doppelte Leads werden beim Eingang automatisch erkannt und markiert
- Tracking mit GTM, GA4, Server-Side (Stape) und Consent, inklusive automatischem Check der Landingpage
- Conversions API mit Test-Event und täglicher Prüfung
- Kampagne duplizieren statt neu aufsetzen
Meilensteine & Fahrplan
- Projektphasen einmal als Vorlage anlegen, mit einem Klick auf Kampagnen ausrollen
- Termine mit Uhrzeit und Meeting-Link, interne Checklisten je Phase
- Mail an den Kunden je Meilenstein — vor dem Versand fragt heydash nach
- Automatische Info, sobald die Kampagne live geht
Leads & Kommunikation
- Pipeline als Liste oder Kanban-Board, Suche über alle Leads, Export als Excel
- Lead-Eingang für alle Leads, die dein Team selbst bearbeitet
- Aufgaben und Leitfäden direkt am Lead abhaken. Jeder weiß, was als Nächstes zu tun und zu fragen ist
- Wiedervorlagen mit Uhrzeit per Klick, direkt im Kalender-Reiter „Leads“
- Upload-Link: Der Lead schickt Lebenslauf oder Unterlagen selbst nach
- Doppelte Leads per Klick zusammenführen
- Reaktionszeit je Lead, auf Wunsch ohne Wochenende
- Antworten auf Mails und WhatsApp landen direkt am Lead, der Zuständige wird benachrichtigt
Add-Ons:
Add-on WhatsApp nötig: eigene Business-Nummer je Monat/ Kunde.
- WhatsApp-Posteingang mit Eingangsbestätigung und automatischem Nachfassen
- Eigene Support-Nummer: Deine Kunden erreichen dich per WhatsApp
White-Label & Datenschutz
- Logo, Farben, Schrift und eigene Domain mit automatischem SSL-Zertifikat
- Mails mit deiner Absenderadresse, über Microsoft 365, Google oder SMTP
- Eigene AGB, Datenschutz und AV-Vertrag, versioniert und vom Kunden bestätigt
- Server in Frankfurt, kompletter Datenexport per Klick
Briefing & Content (Performance)
- Eigene Fragebögen mit Videos, Datei-Upload und Antwortformaten
- KI-Leitfaden aus dem Briefing, Gesprächsnotizen als Ergänzung
- Texte für jede Sektion mit Zeichenbegrenzung oder die ganze Seite auf einen Klick
- Seiten-Check auf Wiederholungen und nicht belegte Aussagen
- Weitere Texte wie Anzeigen, Stellenanzeige oder Skripte
- Direkt nach Webflow, per Webhook oder als Markdown, JSON oder CSV
Medien-Freigabe
- Medieneingang: Sammelupload oder Cloud-Ordner aus Google Drive, OneDrive und Dropbox
- Ads & Medien per Klick Kunde, Kampagne und Ausspielungsort zuordnen – Werbeanzeige oder Landingpage-Sektion
- Anzeigen Meta-konform anlegen: Text, Headline, CTA, Bild oder Video
- Mit einem Klick zur Freigabe – Status und Liegezeit beim Kunden immer sichtbar
- Warnung, wenn eine Freigabe-Frist überschritten ist
- Freigegebene Bilder und Videos per Klick in die Meta-Mediathek deines Kunden hochladen, ohne Download und Re-Upload
Vorlagen
- Mail-Vorlagen für alle automatischen Mails für deine Agentur oder je Kunde
- WhatsApp-Vorlagen direkt bei Meta einreichen, 9 Mustervorlagen inklusive · Add-on
- Leitfäden und Aufgaben für die Lead-Bearbeitung, je Kunde oder Kampagne
- Meilenstein- und Sektions-Vorlagen für deinen Standardprozess
- Dein Kunde kann Änderungen an Vorlagen direkt bei dir anfragen
Kalender
- Reiter „Agentur“ für das Fulfillment: Meilensteine, Freigaben, Kampagnen- und Vertragslaufzeiten automatisch
- Reiter „Leads“ für die Vorqualifizierung: alle Wiedervorlagen und Aufgaben mit Uhrzeit, ein Klick öffnet den Lead
- Monats-, Zeitleisten- und Listenansicht
- Eigene Termine wie Urlaub oder interne Meetings, farbig markiert
- Google- oder Microsoft-Kalender je Mitarbeiter verbinden: belegte Zeiten sichtbar, Warnung bei Überschneidung
Portal-Inhalte
- Ansprechpartner mit Foto und persönlichem Gruß auf der Startseite
- Erklärvideos zu jedem Arbeitsprozess, dein Kunde sieht sie im Dashboard und unter „Anleitungen“, dazu Intro und Outro im Briefing
- Leistungskatalog mit Bannern und direkter Verlinkung: Upselling direkt im Portal
- Wichtige Links und Dokumente für alle Kunden oder je Kunde
Controlling & Warnungen
- Vorbereitende Abrechnung je Kampagne und Zeitraum, mit Excel-Export für die Buchhaltung
- Reporting über alle Kunden: Leads, Werbeausgaben, Reaktionszeiten
- Warnungen per Glocke, Mail oder Slack, z. B. drei Tage ohne neuen Lead
- Nur für die Benutzerstufen Admin, FiBu und Sales sichtbar
Mitarbeiter & Rollen
- Rollen von Admin über FiBu und Sales bis Content, Media, Design und Tech
- Zuständigkeiten je Kunde, Kampagne und Landingpage-Sektion
- Zeitleiste mit jedem Mitarbeiter in einer eigenen Zeile
- Jeder sieht im Dashboard seine eigenen Zuweisungen und offenen Aufgaben
Agenturen, die nicht mehr zurückwollen.
Sarah Probe
Tim Beispielmann
Lena Muster
Jonas Beispiel
Erika Musterfrau
Max Mustermann
Bevor du fragst.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Du benötigst ca. 10 - 15 Minuten. Dein Branding und Domain stellst du einmal ein, Meilensteine, Sektionen und weitere Vorlagen legst du einmal an und nutzt sie für jeden Kunden. Zwei Musterkunden-Datensätze im Agentur-Cockpit zeigen dir von Anfang an, wie alles zusammenspielt. Zusätzlich haben wir auf jeder Funktionsseite Klick-Demos für dich hinterlegt, so wird es super einfach sein alles zu verstehen.
Kann ich meine bestehenden Kunden und Leads übernehmen?
Kann ich meine bestehenden Kunden und Leads übernehmen?
Ja. Leads importierst du per CSV in die passende Kampagne, Kunden legst du per Hand oder automatisch über die API an – z. B. aus deinem CRM.
Wer darf was sehen?
Wer darf was sehen?
Du vergibst Benutzerstufen wie Admin, FiBu, Sales, Content oder Design. Controlling und Agentur-Reporting sehen nur Admin, FiBu und Sales. Dein Kunde sieht im Portal nur, was du freigibst.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Sie gehören dir. Als Admin exportierst du Leads, Kunden und Dokumente jederzeit mit einem Klick als ZIP — ohne Ticket, ohne Wartezeit.
Was, wenn meine Agentur die Leads selbst bearbeitet?
Was, wenn meine Agentur die Leads selbst bearbeitet?
Dann legst du das je Kampagne fest. Neue Leads landen im Lead-Eingang deines Teams, die Verantwortlichen werden benachrichtigt und der Zähler im Menü zeigt, was noch offen ist.
So funktioniert heydash:
Mach dein Fulfillment so professionell wie deinen Vertrieb.
Ein Cockpit für dein Team, ein Portal für deine Kunden — und endlich ein Prozess, der nicht an einzelnen Köpfen hängt.
